4 spôsoby, ako ušetriť za tlač v kancelárii

Bez tlačiarne sa žiadna firma nezaobíde. Pokiaľ ale nie je tlač pod náležitou kontrolou, môžu sa tlačové náklady stať pomyselnou čiernou dierou vášho firemného rozpočtu. To platí aj pre veľké korporácie, predovšetkým ale pre malé firmy a start-upy. Našťastie existuje niekoľko jednoduchých krokov, ktoré vám pomôžu výrazne znížiť výdavky za tlač.

Úspora za tlač sa skladá z niekoľkoeurových položiek, ktoré sa plne prejavia až v konečnom súčte.

# 1 Analyzujte existujúcu situáciu

Prvým krokom je zistenie všetkých problémov. Prevádzka starších tlačiarní je drahšia, novšie zariadenia majú spravidla tonery s vyššou výťažnosťou a sú podstatne úspornejšie.Životnosť priemernej tlačiarne je zhruba 5 rokov, ale oveľa väčšiu úlohu než dátum výroby hrá jej opotrebenie. A to je pri rušnej prevádzke v kancelárii značné, takže je veľakrát nutné tlačiareň vymeniť aj skôr.

Pri výbere tlačiarne počítajte aj s cenou náplne, pretože tá bude tvoriť súčasť vašich pravidelných výdavkov. Ak totiž máte napríklad tlačiareň Canon, musíte do nej vždy použiť tiež toner Canon (prípadne kvalitný alternatívny toner, pozri bod #4).

# 2 Majte kontrolu nad tým, čo zamestnanci tlačia

V malej firme máte tú výhodu, že viac-menej poznáte všetkých svojich zamestnancov osobne. Preto je oveľa jednoduchšie zaviesť niektoré nižšie popísané postupy.

V prvom rade je potrebné zabezpečiť plnú zodpovednosť konkrétneho jednotlivca za každú vytlačenú stránku. To možno docieliť napríklad evidenciou tlačových úkonov pomocou špeciálnych kódov. Túto funkciu ponúkajú niektoré novšie modely tlačiarní. Redukuje sa tým predovšetkým nepovolené tlačenie osobných dokumentov v práci.

Jasné pravidlá týkajúce sa obsluhy tlačiarne pomôžu dobrej atmosfére v kancelárii.

Ak ste schopní dohliadnuť na to, kto kedy čo tlačil, je ľahké vytvoriť súhrnnú analýzu a vyvodiť z nej závery. Vďaka tomu budete mať presný prehľad o množstve aj type vytlačených dokumentov, nákladoch na tlač i o vyťaženosti tlačiarne v rôznych časových periódach. Vďaka tomu budete mať vždy dokonalú kontrolu nad využívaním tlačiarne.

# 3 Budúcnosť patrí bezdrôtovej tlači

Vďaka využitiu bezdrôtovej tlačiarne ušetríte veľa miesta i času. Umožníte tak svojim zamestnancom oveľa pohodlnejší aj rýchlejší spôsob tlačenia. Umožní im totiž tlačiť nielen z počítačov, ale aj z tabletov alebo smartphonov.

# 4 Nebojte sa alternatívnych tonerov

Originálne tonery od výrobcov tlačiarní sú stávkou na istotu. Veľakrát ale pomerne drahou stávkou, pretože podstatnú časť ceny tvorí značka. Pri nákupe nekvalitných alternatívnych tonerov od neznámych výrobcov ale zase riskujete poškodenie tlačiarne a nekvalitnú tlač. Našťastie existuje ešte tretia varianta, a to značkové alternatívne tonery. Tie ponúkajú rovnakú kvalitu aj výťažnosť ako originálne tonery s tým rozdielom, že vyjdú rádovo o desiatky percent lacnejšie.

Zdroje foto: Pixabay.com, Pexels.com