Bezpečnosť tlače: ako chrániť firemné dáta pri tlači citlivých dokumentov

Únik firemných dát nemusí vzniknúť iba kyberútokom. Veľkým rizikom býva aj samotná tlač citlivých dokumentov. Ako zaistiť, aby vaše zmluvy, personálne dáta alebo finančné výkazy neskončili v nepovolaných rukách? Prinášame praktické tipy, ako nastaviť zabezpečenú tlač vo firme.

Prečo je bezpečnosť tlače dôležitá

Mnoho firiem sa sústredí na IT zabezpečenie, ale zabúda, že tlačiareň je tiež vstupným bodom k citlivým dátam. Stačí, aby výtlačok zostal ležať v zásobníku alebo sa k nemu dostal nepovolaný zamestnanec, a problém je na svete. Vo firmách sa často tlačia zmluvy, mzdové listy alebo obchodné ponuky, ktoré môžu mať vysokú hodnotu.

Najčastejšie riziká pri tlači citlivých dokumentov

• Zabudnuté dokumenty v tlačiarni - zamestnanec odošle tlačovú úlohu, ale dokument si nevyzdvihne.
• Zdieľané tlačiarne bez kontroly - k výtlačkom majú prístup ľudia z iných oddelení.
• Nezabezpečené pripojenie tlačiarne - tlačové dáta sú odosielané bez šifrovania, čo zvyšuje riziko ich zachytenia alebo zneužitia v rámci firemnej siete.
• Nevhodná likvidácia - dokumenty končia v koši miesto v skartovačke.
• Používanie neoverených náplní alebo servisov - riziko manipulácie s hardvérom.

Ako zvýšiť bezpečnosť firemnej tlače

Zavedenie užívateľskej autentizácie

Nastavte tlač tak, aby sa úloha spustila až po zadaní PINu, priložení čipovej karty alebo prihlásení užívateľa. Vďaka tomu dokument nikdy nezostane bez dozoru v zásobníku.

Šifrovaný prenos dát

Moderné tlačiarne umožňujú šifrovať prenos dát medzi počítačom a tlačovým zariadením. Tým zabránite neoprávnenému zachyteniu, čítaniu alebo manipulácii s tlačovými súbormi.

Centralizovaná správa tlače

Softvér na správu tlače poskytuje prehľad o tom, kto a čo tlačí. Je možné nastaviť pravidlá, limity alebo audit, čo zvyšuje zodpovednosť užívateľov a znižuje zbytočnú tlač.

Správna likvidácia dokumentov

Zaveďte pravidlo, že citlivé dokumenty musia byť skartované. Užitočné je mať skartovačku priamo pri tlačiarni - prečítajte si, akú skartovačku v kancelárii najlepšie využijete.

Pravidelný servis a bezpečný hardvér

Používajte iba overené tonery a spolupracujte s dôveryhodnými dodávateľmi. Servisné zásahy u lacných alebo neoverených partnerov môžu znamenať riziko manipulácie s tlačiarňou.

Firemná kultúra a školenie zamestnancov

Technológia sama o sebe nestačí. Dôležitá je aj osveta zamestnancov. Naučte kolegov, ako správne nakladať s citlivými dokumentmi, čo tlačiť a čo radšej ponechať v digitálnej podobe. Firemná kultúra bezpečnej tlače je rovnako dôležitá ako samotné technické opatrenia.

Bezpečnosť tlače je často opomínanou súčasťou ochrany firemných dát. Pritom práve pri tlačiarni vznikajú situácie, ktoré môžu viesť k úniku citlivých informácií. Vďaka autentizácii užívateľov, šifrovaniu prenosu, správe tlače a edukácii zamestnancov môžete riziko minimalizovať.

Chcete mať istotu, že vaša tlač je bezpečná a efektívna? Poradíme vám s výberom správneho riešenia aj vhodných náplní. Pre bezproblémovú tlač môžete taktiež vyberať z našej ponuky kvalitných kancelárskych papierov.